Jeigu susiduriate su situacija, kai importavus į apskaitos programą Jums Įvesk.lt prikuria papildomų klientų dublikatų, tada to išvengti galite importavę įmonės klientų sąrašą į Įvesk.lt ir Įvesk.lt prisiderins prie Jūsų kodavimo sistemos.
Klientų importavimas į Įvesk.lt
Eksportuokite klientų sąrašą iš apskaitos programos į Excel, kad turėtumėte šiuos stulpelius:
Kliento kodas apskaitos programoje
Įmonės kodas
PVM kodas
Pavadinimas
IBAN sąskaitos numeris
Nebūtina, kad visi stulpeliai būtų užpildyti, bet kuo daugiau bus užpildyta, tuo daugiau šansų, kad Įvesk.lt atras Jūsų klientą.
Perstumdykite stulpelius tokia tvarka:
A: Kodas apskaitos programoje
B: Įmonės kodas
C: PVM kodas
D: Pavadinimas
E: Banko sąskaita
Nukopijuokite A, B, C, D, E stulpelius ir eikite į Įvesk.lt
Eikite į Apdorotos sąskaitos
Pasirinkite kontrahentą, kurio klientus norite įkelti
Eikite į kontrahento Statistika ir įmonės nustatymai
Eikite į Klientai
Spauskite Įkelti iš Excel
Įkopijuokite klientų informaciją į didelį tuščią bloką ir spauskite įkelti:
Turėtumėte gauti panašų vaizdą:
Viskas, nuo šiol Įvesk.lt prieš eksportuojant sąskaitas į apskaitos programą perkoduos kontrahentų kodus į Jūsų apskaitos programoje egzistuojančius.
Šis veiksmas yra vienkartinis, nes naujos klientų kortelės bus kuriamos iš Įvesk.lt iškart su teisingu kodu.
Jei norite žinoti kaip viskas vyksta detaliau, skaitykite toliau.
Kaip vyksta perkodavimas
Sakykime Jūsų apskaitos programoje yra įmonė "Telia Lietuva, AB", kurios įmonės kodą, PVM kodą nurodėte teisingai, o kliento apskaitos programos kodą nurodėte "telia". Kai įkelsite klientų sąrašą į Įvesk.lt, Įvesk.lt prieš eksportuojant sąskaitas į apskaitos programą bandys Jūsų klientų sąraše atrasti įmonę pagal:
Įmonės kodą;
PVM kodą;
IBAN sąskaitą;
Pavadinimą;
Jei pavyks rasti atitikmenį, tada į kliento apskaitos programos kodą įrašys "telia" ir Jūsų apskaitos programa suras teisingą kontrahentą bei nekurs naujo. Jei neras atitikmens, tada įrašys Įvesk.lt kodą ir bus sukuriama nauja kortelė.
Įvesk.lt prioritetą taiko perkodavimui per kodus: Įmonės kodą, PVM kodą ar IBAN. Jei vis tik nepavyksta rasti atitikmens, tada bando perkoduoti per Pavadinimą. Į pavadinimą žiūri lanksčiai, kad sumažintų kuo daugiau skirtumų.
Pavyzdžiui visi šie skirtingi pavadinimai būtų lygiaverčiai:
Šarūnas Jončas
Jončas Šarūnas
sarunas joncas
Taip pat ir šie:
Google, Inc
inc google
Kodėl susikuria dubliai?
Beveik visos apskaitos programos turi vidinį klientų kodavimą ir pagal jį atlieka importavimą, bei taip supranta ar klientas jau egzistuoja apskaitos programoje ar reikia sukurti naują kortelę. Pavyzdžiui:
Rivilė
Finvalda
Centas
Įvesk.lt į apskaitos programos kliento kodą įrašo vieną iš šių 5 duomenų tokiu prioritetu:
Įmonės kodą jei tai įmonė (net jei tai užsienio įmonė);
Fizinio asmens kodą, jei tokį rado sąskaitoje;
Individualios veiklos numerį;
Patento numerį;
Sugeneruoja kodą iš fizinio asmens vardo ir pavardės taip: Kodo generatorius
Jeigu Jūs į apskaitos programos kliento kodą įrašote kitą reikšmę, tada apskaitos programa importuodama dokumentus neras kliento kortelės ir sukurs naują. Dažniausiai taip atsitinka su fiziniais asmenimis, užsienio įmonėmis ar jei iš istorijos visada vedate savo reikšmę dėl patogumo. Importuokite klientų sąrašą į Įvesk.lt ir Įvesk.lt prisiderins prie Jūsų kodavimo sistemos.