Jei eksportuojant sąskaitas iš Įvesk.lt į apskaitos programą sukuriami klientų, tiekėjų ar kitų kontrahentų dublikatai, šios problemos galite išvengti.
Dublikatai gali būti kuriami tada, kai Įvesk.lt ir Jūsų apskaitos programa tam pačiam kontrahentui naudoja skirtingus kodus.
Kad Įvesk.lt galėtų naudoti Jūsų apskaitos programoje taikomus klientų kodus, įkelkite savo klientų sąrašą į Įvesk.lt.
Po importavimo Įvesk.lt prieš eksportuodama sąskaitas patikrins, ar sąskaitoje nurodytas kontrahentas jau yra Jūsų apskaitos programoje, ir, radusi atitikmenį, priskirs jam Jūsų naudojamą kodą.
Jeigu susiduriate su situacija, kai eksportuojate pirkimų ar pardavimų sąskaitas iš Įvesk.lt į apskaitos programą ir Įvesk.lt prikuria papildomus klientų, partnerių ar tiekėjų dublikatus, šios problemos galite išvengti.
Jums reikia savo įmonės klientų sąrašą įsikelti į Įvesk.lt - tuomet Įvesk.lt sistema prisitaikys prie Jūsų naudojamos kodavimo sistemos ir dublikatų kūrimas bus sumažintas arba išvengtas.
Kaip importuoti klientų sąrašą?
Pirmiausia iš savo apskaitos programos eksportuokite klientų/tiekėjų sąrašą į Excel.
Faile turi būti šie stulpeliai:
Kliento kodas apskaitos programoje
Įmonės kodas
PVM kodas
Pavadinimas
Banko sąskaitos numeris (IBAN)
Nebūtina, kad visi stulpeliai būtų užpildyti. Tačiau kuo daugiau informacijos bus pateikta, tuo didesnė tikimybė, kad Įvesk.lt teisingai atpažins kontrahentą.
Paruoškite Excel failą
Stulpeliai turi būti išdėstyti tokia tvarka:
A: Kodas apskaitos programoje
B: Įmonės kodas
C: PVM kodas
D: Pavadinimas
E: Banko sąskaita
Nukopijuokite A, B, C, D, E stulpelius ir Įvesk.lt atlikite šiuos veiksmus
Eikite į Apdorotos sąskaitos.
Pasirinkite kontrahentą, kurio klientus norite įkelti.
Atidarykite "Statistika ir įmonės nustatymai" (juodo dantračio piktograma).
Eikite į skitlį "Klientai".
Spauskite "Įkelti iš Excel".
Įklijuokite nukopijuotą klientų informaciją į tuščią lauką:
Spauskite "Įkelti" mygtuką.
Įkėlus duomenis turėtumėte matyti importuotų klientų sąrašą:
Kas vyksta po importavimo?
Importavus klientų sąrašą, prieš eksportuodama sąskaitas Įvesk.lt automatiškai ieškos atitikmens Jūsų apskaitos programoje.
Jei klientas bus rastas, Įvesk.lt eksportuojamiems dokumentams priskirs Jūsų apskaitos programoje naudojamą kliento kodą.
Todėl apskaitos programa atpažins jau egzistuojančią kliento kortelę ir nesukurs naujo dublikato.
Šį sąrašą reikia importuoti vieną kartą. Nauji kontrahentai, kuriuos Įvesk.lt atpažins ateityje, bus eksportuojami su tinkamu kodu.
Kaip Įvesk.lt atpažįsta klientą?
Įvesk.lt ieško atitikmens pagal šiuos duomenis tokia prioriteto tvarka:
Įmonės kodą
PVM kodą
IBAN
Pavadinimą
Pavyzdžiui, jei Jūsų apskaitos programoje yra įmonė „Telia Lietuva, AB“, kurio kodas apskaitos programoje yra „telia“, importuojant klientų sąrašą Įvesk.lt išsaugos šį kodą.
Kai sąskaitoje bus atpažinta „Telia Lietuva, AB“, eksportuojant dokumentą Įvesk.lt priskirs kodą „telia“. Apskaitos programa pagal šį kodą atpažins esamą kliento kortelę ir nesukurs naujos.
Jei kliento nepavyksta atpažinti pagal įmonės kodą, PVM kodą ar IBAN, Įvesk.lt bando jį atpažinti pagal pavadinimą.
Pavadinimas vertinamas lanksčiai, todėl gali būti atpažįstami ir skirtingai užrašyti pavadinimai.
Pavyzdžiui, šie pavadinimai yra laikomi tuo pačiu klientu:
Šarūnas Jončas
Jončas Šarūnas
sarunas joncas
Taip pat:
Google, Inc
Inc Google
Kodėl apskaitos programoje susikuria kliento dublikatas?
Apskaitos programos klientą dažnai atpažįsta pagal vidinį kliento kodą, o ne pagal jo pavadinimą:
Rivilė
Finvalda
Centas
Įvesk.lt dokumentuose kliento kodą gali nustatyti pagal sąskaitoje esančius duomenis. Jei Jūsų apskaitos programoje tam pačiam klientui naudojamas kitoks kodas, apskaitos programa gali neatpažinti jau esančios kortelės ir sukurti naują.
Tai ypač aktualu:
fiziniams asmenims;
užsienio įmonėms;
kai apskaitos programoje naudojama individuali vidinė kodavimo sistema.
Įvesk.lt, jei nėra perkoduoto kliento kodo, dokumentuose gali naudoti:
Įmonės kodą, jei kontrahentas yra įmonė;
Fizinio asmens kodą, jei jis nurodytas sąskaitoje;
Individualios veiklos numerį;
Patento numerį;
Sugeneruotą kodą iš fizinio asmens vardo ir pavardės (kodo generatorius).
Todėl, jei Jūsų apskaitos programoje klientų kodai skiriasi nuo Įvesk.lt naudojamų kodų, rekomenduojame importuoti klientų sąrašą į Įvesk.lt. Taip Įvesk.lt galės pritaikyti eksportuojamus klientų kodus prie Jūsų apskaitos programoje naudojamos kodavimo sistemos ir sumažinti dublikatų atsiradimo tikimybę.