Jeigu susiduriate su situacija, kai importavus pirkimų ar pardavimų sąskaitas į apskaitos programą Įvesk.lt prikuria papildomus klientų, partnerių ar tiekėjų dublikatus, šios problemos galite išvengti.
Jums reikia savo įmonės klientų sąrašą įsikelti į Įvesk.lt - tuomet Įvesk.lt sistema prisitaikys prie Jūsų naudojamos kodavimo sistemos ir dublikatų kūrimas bus sumažintas arba išvengtas.
Klientų importavimas į Įvesk.lt
Eksportuokite klientų sąrašą iš savo apskaitos programos į Excel, kad turėtumėte šiuos stulpelius:
Kliento kodas apskaitos programoje
Įmonės kodas
PVM kodas
Pavadinimas
IBAN sąskaitos numeris
Nebūtina, kad visi stulpeliai būtų užpildyti, bet kuo daugiau bus užpildyta, tuo daugiau šansų, kad Įvesk.lt atras Jūsų klientą.
Perstumdykite stulpelius tokia tvarka:
A: Kodas apskaitos programoje
B: Įmonės kodas
C: PVM kodas
D: Pavadinimas
E: Banko sąskaita
Nukopijuokite A, B, C, D, E stulpelius ir eikite į Įvesk.lt
Eikite į Apdorotos sąskaitos
Pasirinkite kontrahentą, kurio klientus norite įkelti
Eikite į kontrahento Statistika ir įmonės nustatymai (juodo dantračio piktograma)
Eikite į Klientai skiltį
Spauskite Įkelti iš Excel
Įkopijuokite klientų informaciją į didelį tuščią bloką ir spauskite įkelti:
Turėtumėte gauti panašų vaizdą:
Viskas, nuo šiol, prieš eksportuojant sąskaitas į apskaitos programą, Įvesk.lt automatiškai perkoduos kontrahentų (klientų/tiekėjų/partnerių) kodus į tuos, kurie jau egzistuoja jūsų apskaitos sistemoje.
Šis veiksmas yra vienkartinis, nes naujos kontrahentų (klientų/tiekėjų/partnerių) kortelės bus kuriamos iš Įvesk.lt iškart su teisingu kodu.
Jei norite žinoti kaip viskas vyksta detaliau, skaitykite toliau.
Kaip vyksta perkodavimas
Sakykime Jūsų apskaitos programoje yra įmonė "Telia Lietuva, AB", kurios įmonės kodą, PVM kodą nurodėte teisingai, o kliento apskaitos programos kodą nurodėte "telia".
Kai įkelsite kontrahentų (klientų/tiekėjų/partnerių) sąrašą į Įvesk.lt, Įvesk.lt prieš eksportuojant sąskaitas į apskaitos programą bandys Jūsų klientų sąraše atrasti įmonę pagal šį prioritetą:
Įmonės kodą;
PVM kodą;
IBAN sąskaitą;
Pavadinimą;
Jei pavyks rasti atitikmenį, tada į kliento apskaitos programos kodą įrašys "telia" ir Jūsų apskaitos programa suras teisingą kontrahentą bei nekurs naujo. Jei neras atitikmens, tada įrašys Įvesk.lt surastą kodą ir bus sukuriama nauja kortelė.
Įvesk.lt prioritetą taiko perkodavimui per kodus: Įmonės kodą, PVM kodą ar IBAN. Jei vis tik nepavyksta rasti atitikmens, tada bando perkoduoti per Pavadinimą. Į pavadinimą žiūri lanksčiai, kad sumažintų kuo daugiau skirtumų.
Pavyzdžiui visi šie skirtingi pavadinimai būtų lygiaverčiai:
Šarūnas Jončas
Jončas Šarūnas
sarunas joncas
Taip pat ir šie:
Google, Inc
inc google
Kodėl susikuria dubliai?
Beveik visos apskaitos programos turi vidinį klientų kodavimą ir pagal jį atlieka importavimą, bei taip supranta ar klientas jau egzistuoja apskaitos programoje ar reikia sukurti naują kortelę. Pavyzdžiui:
Rivilė
Finvalda
Centas
Įvesk.lt į apskaitos programos kliento kodą įrašo vieną iš šių 5 duomenų tokiu prioritetu:
Įmonės kodą jei tai įmonė (net jei tai užsienio įmonė);
Fizinio asmens kodą, jei tokį rado sąskaitoje;
Individualios veiklos numerį;
Patento numerį;
Sugeneruoja kodą iš fizinio asmens vardo ir pavardės taip: Kodo generatorius
Jeigu apskaitos programoje kliento kodui priskiriate kitą reikšmę nei naudojama importuojamuose dokumentuose, sistema gali neatpažinti kliento kortelės ir sukurti naują įrašą.
Tai dažniausiai nutinka su fiziniais asmenimis, užsienio įmonėmis arba tais atvejais, kai dėl patogumo naudojate savo vidinę kodavimo sistemą.
Norint to išvengti, rekomenduojama importuoti klientų sąrašą į Įvesk.lt - tuomet sistema prisitaikys prie jūsų naudojamos kodavimo struktūros.